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bissupport@uni-bielefeld.de

Die Terminvereinbarungsfunktion im eKVV ist eine einfache Möglichkeit, die Vereinbarung von Sprechstundenterminen online anzubieten und zu pflegen.

Dabei können Personen, die Termine anbieten, einen oder mehrere Terminserien auf einmal anlegen und veröffentlichen, aus denen dann einzelne Termine direkt gebucht werden können.

Auf dieser Seite wird die Sicht von Terminanbieter*innen auf die Terminvereinbarungen erklärt. Die Funktion steht allen Mitarbeiter*innen zur Verfügung und ergänzt die Möglichkeit die eigenen Sprechzeiten im PEVZ selbst zu bearbeiten.

Neben dem Angebot von Sprechstundenterminen können Sie die Terminvereinbarungsfunktion auch dazu nutzen, Tickets zu Veranstaltungen zu erstellen (das sind dann mehrere zeitgleich stattfindende Termine, die sich Interessierte buchen können), oder auch Gruppen einzuteilen. Diese Sonderfunktion ist in einer eigenen Unterseite beschrieben, die Sie über das linke Menü finden.

Hier geht es direkt in die Seite zur Terminvereinbarung:

Meine Terminvereinbarungen

Zu Beginn ist diese Seite leer.

Per Voreinstellung werden Sie nicht darüber benachrichtigt, wenn Studierende Termine buchen oder absagen. Sie können sich aber per eMail über jede Buchung oder Absage benachrichtigen lassen, die entsprechende Option finden Sie in den eKVV Einstellungen unter der Punkt "Benachrichtigungen".


Berechtigungen

Jede Person, die im PEVZ der Universität eingetragen ist, kann auf diese Weise die eigenen Terminserien veröffentlichen und verwalten. Die Termine können durch Personen mit BIS-Zugang gebucht werden, zusätzlich können Sie als Terminanbieter*in auch die Möglichkeit der Buchung durch Personen ohne Log-In freigeben.

Sekretariate, die im PEVZ Lehrenden zugeordnet sind, können für diese Lehrenden im Rahmen ihres Sekretraiatsrechts selbst Terminserien anlegen und verwalten. Mit dem besonderen Recht zur "Terminvereinbarungen" werden Personen berechtigt, Termine für alle Personen der Einrichtung und der untergeordneten Einrichtungen sowie für die Einrichtung selbst und ihre untergeordneten Einrichtungen zu bearbeiten. Dieses Recht muss wie die übrigen BIS-Rechte explizit beantragt werden: "Erweiterte Rechte"

Sekretariate oder Personen mit dem o.g. Recht finden in der Seite "Meine Terminvereinbarungen" oben rechts einen Button zur "Personenauswahl zur Terminvereinbarung" mit dem sie auswählen können, für welche Person sie Terminserien bearbeiten möchten. Ohne eine derartige Auswahl finden Sie auf der Seite "Meine Terminvereinbarung" nur die eigenen Termine vor.


Anlegen von Terminserien

In der Terminvereinbarungsseite sehen Sie oben den Schalter "Neue Termine anlegen" über den Sie neue Terminangebote anlegen können. Klicken Sie diesen Link, können Sie in der folgenden Seite Gruppen von Terminen anlegen, so dass Sie z. B. auf einen Schlag alle Sprechstundenangebote in einem Semester anlegen können. Die einzelnen Eingabefelder haben diese Bedeutung:

Eingabefelder

Der Zeitraum, über den Sie Ihre Sprechzeiten anbieten wollen. Bei einmaligen Terminen reicht es aus nur das erste Datum zu setzen, das letzte Datum wird dann auf den gleichen Wert gesetzt. Das gilt auch wenn das letzte Datum leer gelassen wird

 


 

Wenn Sie die Termine bereits eintragen wollen, aber erst später veröffentlichen, können Sie hier einstellen, wie viele Tage vor dem Termin die Terminbuchung freigegeben wird. Dies wirkt sich sowohl auf Einzel- als auch auf Serientermine aus:

Wenn Sie ein größeres Event planen und dafür viele Termine anlegen, die aber vorab noch nicht sichtbar sein sollen, geben Sie an, wie viele Tage vor dem Event die Termine buchbar sind. Wenn Sie eine regelmäßig stattfindende Sprechstunde planen wollen, können Sie über die verzögerte Buchbarkeit steuern, dass z.B. nur die Termine für zwei Wochen im Voraus sichtbar sind.

Der Rhythmus, in dem Sie Ihre Termine anbieten. Bei den wöchentlichen und 14-täglichen Terminen ergibt sich der Wochentag aus dem zuvor eingetragenen ersten Datum.
Mit dem täglich Rhythmus können Sie sehr einfach an jedem Wochentag stattfindende Sprechstunden erzeugen. Dabei werden nie Termine am Samstag oder Sonntag erzeugt.

Das ist der Uhrzeitbereich, in dem Sie Ihre Termine an den jeweiligen Tagen anbieten

Dies ist die Dauer der einzelnen Termine, die in den Grenzen des zuvor eingetragenen Starts und Endes der Termine im nächsten Schritt erzeugt werden.

Diese Einstellung wird auf '1' voreingestellt und muss nur dann angepasst werden, wenn mehrere Terminangebote gleichzeitig angeboten werden. Dies ist bei der normalen Sprechstundenorganisation normalerweise nicht der Fall, kann aber dann die Terminanlage sehr erleichtern, wenn die Terminvereinbarungsfunktion als eine Ticketvergabe oder zur Verteilung von Ressourcen wie Plätzen in einem Raum genutzt wird. Dann wird hier die Anzahl der Tickets eingetragen, die gleichzeitig zu einem Zeitpunkt vergeben werden können.

Die denkbaren Anwendungen sind vielfältig:

  • Vergabe von Tickets zu Veranstaltungen
  • Reservierung von Ressourcen wie z. B. Arbeitsplätzen in Räumen
  • Unterstützung bei der Organisation etwa von Klausureinsichtnahmen, um auf diese Weise zu steuern wie viele Studierende zeitgleich kommen

Weitere Informationen zur Einteilung von Gruppen, oder zur Buchung von "Tickets" finden Sie in einer eigenen Unterseite, auffindbar über das linke Menü.

Hier können Sie Hinweise an die Studierenden geben, z. B. zu Themen die in den Terminen besprochen werden können.

Wir haben hier beschrieben, wie Sie Freitextfelder in den BIS-Anwendungen formatieren können:

Hier finden Sie die Möglichkeit, den Terminbucher*innen vorab Fragen zur Beantwortung vorzulegen. Das Anlegen eines solchen Fragebogens ist derzeit (November 21) ist derzeit noch im Aufbau. Bitte wenden Sie sich bis dahin an den BIS-Support, wenn Sie Ihre Termine um einen Fragebogen ergänzen wollen.

Hier legen Sie fest in welcher Form Sie die Sprechzeiten anbieten. Aus den folgenden Möglichkeiten können Sie eine oder mehrere auswählen:

  • findet Online statt
  • findet per Telefon statt
  • findet vor Ort statt

Wenn Sie mehr als ein Format anbieten, können die Studierenden sich bei der Terminbuchung für das gewünschte Format entscheiden. Je nachdem ob Sie "vor Ort" und/oder "Online" anbieten sind dann die Angaben zum Raum und/oder zur Videokonferenz wichtig.

Wenn Sie die Option "findet Online" statt auswählen, können Sie entweder direkt aus der Terminvereinbarungsseite heraus ein Zoom-Meeting anlegen, Sie können aber auch den Link auf ein bereits eingerichtetes Meeting hinterlegen (Details in der Checkbox "Videokonferenz Information")

Wählen Sie die Option "findet per Telefon statt", erhalten Sie einen Link zu Ihrem PEVZ-Eintrag mit Ihrer Telefonnumer.

Bei "vor Ort"-Terminen sollte hier der Treffpunkt eingetragen werden, z. B. Ihr Büro.

Sie haben die Möglichkeit, direkt aus den Seiten der Terminvereinbarung ein Zoom-Meeting anzulegen, das Sie für die Termine nutzen. Eine entsprechende Eingabemaske wird Ihnen angeboten, sobald Sie die Option "findet Online statt" auswählen. Dann können Sie entweder die Informationen zu einem bereits existierenden Video-Meeting beim Termin speichern, oder ein neues Meeting anlegen und speichern.

Sie finden dort auch einen Link zu der Hilfeseite, die die Erstellung von Zoom Meetings erläutert (Sie können aber auch andere Videokonferenz-Tools verwenden).


Bitte beachten Sie, dass die hier eingetragene Information in allen generierten Terminen eingetragen wird, alle Terminbucher*innen also denselben Meetinglink kennen. Wenn Sie lieber für jeden Termin eine eigene Videokonferenz anlegen wollen, so können Sie dies auch später noch nach einer Terminbuchung eintragen.

Beispiele für mögliche Eingaben:

  • Sie möchten morgen 4 halbstündige Sprechzeiten zwischen 16 und 18 Uhr anbieten: Dazu geben Sie als erstes Datum den morgigen Tag ein, das letzte Datum lassen Sie frei. Als Rhythmus können Sie 'einmalig' wählen, aber faktisch ist es hier egal, welchen Rhythmus Sie einstellen. Bei Start und Ende der Termine tragen Sie 16 und 18 ein und bei der Dauer 30.
  • Sie möchten in der gesamten Vorlesungszeit immer Donnerstags von 9 bis 11 viertelstündige Sprechzeiten anbieten: Hier tragen Sie im ersten Datum den Donnerstag in der ersten Woche der Vorlesungszeit ein und im letzten Datum den Donnerstag der letzten Woche. Als Rhythmus wählen Sie 'wöchentlich' und bei Start und Ende wird 9 und 11 eingetragen. Die Dauer wird mit 15 Minuten gesetzt.

Vorschau der Termine

Wenn Sie Ihre Eingaben gemacht haben, lassen Sie sich die Vorschau der Termine generieren, so dass Sie prüfen können ob das System aus Ihren Angaben das gemacht hat, was Sie sich vorgestellt hatten. Ist dies nicht der Fall, können Sie über einen entsprechenden Button die Einstellungen korrigieren.

Mit dem Button "Veröffentlichen" geben Sie die Termin frei und veröffentlichen Sie damit in eKVV und PEVZ. Sie können aber auch nach der Veröffentlichung noch Einstellungen vornehmen (z.B. die Buchung ohne Log-In freigeben), Termine bearbeiten oder streichen:


Anzeige der Termine

Sobald Termine gespeichert wurden, sind sie im eKVV sichtbar. Es existiert für jede*n Lehrende*n eine eigene Seite im eKVV mit den Terminangeboten, die z. B. von der Lehrendensuche über den Link '''Termin vereinbaren''' erreichbar ist.

Dieser Link erscheint nur bei den Personen, die schon einmal Termine auf diese Weise angeboten haben, dann aber unabhängig davon, ob es aktuell buchbare Termine gibt. Auch im PEVZ wird dieser Link in Ihre persönlichen Seite angezeigt, sobald Sie die Funktion zum ersten Mal genutzt haben. Wenn Sie aktuell keine Termine anbieten und nicht möchten, dass ein derartiger Link bei Ihnen angezeigt wird, können Sie ihn in der Seite "Meine Terminvereinbarungen" über den entsprechenden Link mitten auf der Seite auch wieder deaktivieren.

Wenn Sie im PEVZ auch Angaben zu Ihrer Sprechzeit pflegen, werden diese auch in Ihrer Terminübersicht im eKVV gezeigt, damit ggf. beide Angaben an einer Stelle zu finden sind. Sie sollten Ihre Sprechzeitenangabe ggf. anpassen, damit keine widersprüchlichen Angaben entstehen.

Die Seite mit den von Ihnen angebotenen Terminen ist als Voreinstellung nur nach einem Login zugänglich. Neben Studierenden, können auch Mitarbeiter*innen mit ihrem Zugang diese Seiten aufrufen und Termine vereinbaren. (Sie können auf diese Weise die Funktion auch einmal selbst testen, indem Sie einen Ihrer eigenen Termine buchen). Auch Externe können die Funktion nutzen, wenn sie einen entsprechenden Zugang erhalten haben. Wenn Sie die Terminbuchung auch für Personen außerhalb der Universität zugänglich machen wollen, können Sie dies nach Veröffentlichung der Terminserie freigeben (s.der entsprechende Absatz weiter unten)

In der Terminanzeige werden nur die Termine veröffentlicht, die noch buchbar sind, also nicht bereits belegt sind. Termine in der Vergangenheit werden nicht angezeigt.

Wenn Sie die Terminvereinbarungsfunktion in Zukunft nicht mehr nutzen wollen, so können Sie die Anzeige der entsprechenden Links im eKVV und im PEVZ abstellen, in dem Sie in die Seite Meine Terminvereinbarungen gehen. Falls Sie keine noch stattfindenden Terminangebote haben, so wird Ihnen ein entsprechender Schalter angezeigt.

 


Bearbeiten von veröffentlichten Terminen

Wenn Sie einzelne Termine oder auch ganze Tage (z. B. Feiertage) aus der Liste streichen wollen, so können Sie das in der Übersicht aller Ihrer Terminvereinbarungen auf der folgenden Seite tun. Dort finden Sie auch eine Möglichkeit, Raum und Beschreibung bei einzelnen Terminen zu ändern sowie weitere Anmerkungen einzutragen, die nur für Sie sichtbar sind. Dort könnten Sie auch im Nachhinein noch Videokonferenzinformationen hinterlegen, wenn Sie nicht möchten, dass bei allen Terminen derselbe Videokonferenzlink verwendet wird.

Bei der Generierung von neuen Terminen wird nicht geprüft, ob sich diese mit bereits existierenden Terminen überschneiden. Es ist damit technisch möglich, mehrere Termine parallel anzubieten, was z. B. für die Organisation von Sprechstunden sinnvoll sein kann, bei denen mehrere Ansprechpersonen vorhanden sind und damit auch mehr als ein*e Teilnehmer*in gleichzeitig kommen kann.


Selbst Termine vergeben

Wenn Sie selbst einen Ihrer Termine vergeben möchten, können Sie dies direkt in der Terminübersicht über den entsprechenden Link vornehmen. Dabei erfassen Sie Namen und Mailadresse der Person und können zusätzlich vermerken, welches Thema besprochen werden soll.

Wenn Sie der Person nachträglich Informationen zukommen lassen wollen, wie z.B. die nötigen Informationen zu einem Videokonferenztermin, nutzen Sie dazu das Mailsymbol beim Termin.


Termine für die Buchung durch Externe freigeben

Standardmäßig steht die Buchung von Terminen nur Hochschulangehörigen zur Verfügung, die dazu ihren BIS-Zugang nutzen. Sie können die Buchung aber auch für Personen ohne Log-In freigeben, um damit auch Externen Termine anbieten zu können, wie es z.B. bei der Beratung von Studieninteressierten oder in öffentlichen Sprechstunden sinnvoll ist.

Dazu finden Sie unter der Terminserie Ihrer bereits veröffentlichten Termine den Schalter "Terminvereinbaungen ohne Login aktivieren". Haben Sie diese Funktion bereits genutzt, ist der entsprechende Schalter entsprechend beschriftet ("Terminvereinbarung ohne Login deaktivieren").

 


Terminvereinbarungen exportieren

Sie haben die Möglichkeit, gebuchte Termine zur Weiterbearbeitung z.B. in Excel zu exportieren. Dazu finden Sie bei jedem Kalendertag mit Terminen einen Exportschalter. Der Export gibt immer alle Terminangebote des Tages aus, auch wenn diese nicht gebucht wurden.

 


Termine absagen oder löschen

Bei den gebuchten Terminen finden Sie in der Seite mit allen Terminen am rechten Rand ein Symbol um eine Absage auszulösen. Wenn Sie dies bestätigen wird die Buchung direkt zurückgenommen, die Teilnehmer*in erhält darüber eine Benachrichtigung per eMail. Diese Mail wird automatisch verschickt, ohne dass Sie dort eigene Anmerkungen hinzufügen können. Falls Sie eine persönliche Nachricht per eMail zu der Absage schicken wollen, so sollten Sie dies '''vor der Absage''' tun, da mit der Absage die betreffende Person (mitsamt den Kontaktdaten) aus der Teilnahmeliste verschwindet und Sie dann möglicherweise keinen Zugriff mehr auf die Adressdaten der TeilnehmerInnen haben.

Ein abgesagter Termin wird direkt wieder als "frei" markiert und kann danach sofort wieder von anderen Teilnehmer*innen (oder auch den gleichen) erneut gebucht werden.

Sie können Termine auch komplett löschen, entweder einzeln, tageweise oder als Serie. Entsprechende Hinweise finden Sie direkt unter der Terminliste. Auf dieser Weise können Sie nach dem Erstellen von Terminen einzelne Streichungen vornehmen oder auch schnell falsch angelegte Termine aufräumen um sie dann ggf. noch einmal mit den richtigen Angaben zu erstellen.

Auch bei einer Löschung werden die Teilnehmer*innen benachrichtigt, da für diese kein Unterschied zwischen einer Löschung und einer Absage besteht. Ein gelöschter Termin kann aber natürlich nicht erneut belegt werden.


Termine in einem Outlook-Kalender anzeigen

Um die eigenen Terminbuchungen gerade bei kurzfristigen Terminbuchungen etwa in Servicebereichen im Blick zu behalten, können Sie die gebuchten Termine als Kalenderintergation aus dem eKVV erhalten.

Ihre Termine werden Ihnen dann in Outlook in einem eigenen Kalender dargestellt, den Sie sich als zusätzlichen Kalender einbinden können. Wichtig zu wissen: Sie können Terminvereinbarungen nicht über Outlook bearbeiten oder absagen. Änderungen, die Sie in Outlook an diesen Terminen machen spiegeln sich nicht im eKVV wieder und erreichen nicht die Teilnehmer*innen an Ihren Terminen

Zur Einrichtung der Kalenderintegration müssen Sie einmalig die folgenden Schritte absolvieren:
 

Aktivieren Sie die Kalenderintegration im eKVV, in dieser Seite:

Kalenderintegration und Newsfeeds

Nach der Aktivierung rufen Sie die Seite mit Ihren persönlichen Kalenderlinks auf, die Sie über den entsprechenden Link auf der unter 1. genannten Seite erreichen.

Den Link auf Ihren Kalender finden Sie dort über den Button "iCalendar". Wenn Sie ihn klicken, öffnet sich eine Seite voller, auf den ersten Blick unlesbarer, Daten. Darin verbirgt sich Ihr Kalender im eKVV.

Damit Ihr Outlook-Kalender diese Informationen verarbeiten kann, kopieren Sie den Link in der Adresszeile Ihres Browsers, der diese Form haben sollte:

  • https://ekvv.uni-bielefeld.de/ws/calendar?token=ovJkwsrcgr

Rufen Sie Ihren Kalender in Outlook auf und wählen Sie dort den Menüpunkt "Kalender öffnen" -> "aus dem Internet"

darauf öffnet sich ein Fenster, in das Sie den in 2. gespeicherten Link einfügen müssen. Als letztes können Sie diesem Kalender noch einen eigenen Namen geben, z.B. "Terminvereinbarungen eKVV"

Damit Sie auch über kurzfristiger gebuchte Termine informiert werden, können Sie in Outlook einstellen, wie häufig der Kalender synchronisiert werden soll.

Dazu rufen Sie die "Senden/Empfangen"-Einstellungen Ihres Kalenders auf, wählen den Menüpunkt "Erweitert" und geben dort das gewünschte Zeitintervall ein.


Als Mitarbeiter*in selbst einen Termin buchen

Auch als Mitarbeiter*in können Sie einen Termin bei Kolleg*innen oder in einer Einrichtung buchen. Rufen Sie dazu einfach die Buchungsseite der anbietenden Stelle auf. Dort sehen Sie nun alle noch stattfindenden Termine, sowohl freie wie auch bereits belegte. Wählen Sie sich einen freien Termin aus und klicken Sie auf das Buchen-Symbol am rechten Rand. Sie kommen dann in eine Seite, in der Sie für die Terminanbieter*in beschreiben können über welches Thema Sie gerne sprechen möchten und zusätzlich nur für Sie sichtbare Notizen dazu anlegen können. Falls die Terminanbieter*in unterschiedliche Durchführungsformate (vor Ort, online, telefonisch) anbieten, so müssen Sie sich hier für ein Format entscheiden.

Wenn Sie den Termin wirklich buchen wollen bestätigen Sie dies. Ab der Bestätigung wird der Termin im System gebucht und auch den Terminanbieter*innen als "gebucht" angezeigt - der Termin "gehört" damit Ihnen, ohne dass eine weitere Bestätigung durch die Terminanbieter*innen nötig wäre.


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